Allgemeines Mietrecht » sinnvolle Aufbewahrungsfristen ??

Werte Foristi,

erstmal gesundes neues und nun weiter im Text:

nachdem ich nun ein paar Tage zwecks Nebenkostabrechnung und Steuererklärung im Arbeitszimmer verbracht habe,
ist mir mangelnder Platz in den Schränken aufgefallen...

Nach welchen Fristen entsorgt Ihr Dokumente ???
Was ist sinnvoll ???

Kontoauszüge Mietkonto 10 Jahre ??
Kontoauszug aktuelles Privatkonto 10 Jahre ??
Kontoauszüge ehemalige Konten ?????
Kautionskonten ehemaliger Mieter ?????

Mietverträge / Schriftverkehr aktuelle Mieter ewig, bis Auszug plus X Jahre ??
Altmieter , ehemalige Mieter ???

Stromabrechnugen für zwischenzeitigen Leerstand (Es gibt jedesmal eine neue Vertrags und Kundennummer) ?????
Sonstige Rechnungen bsp. Wartungsverträge Heizung oder Techem.... ???

Steuererklärungen (teilweise noch vorläufig) / SV Finanzamt / Orginalbelege / Kopien der Belege 10 Jahre ???

Versicherungsunterlagen fürs Objekt ????
Versicherungsunterlagen privat ????
Versicherungsunterlagen gekündigte Verträge ????

Unterlagen ehemalige KFZ ????

Unterlagen ehemalige Krankenkassen ???

Gehaltsabrechnungen / Sozialversicherungen / Rentenunterlagen ewig/ bis zur Rente ??

Sämtliche Unterlagen aus ehemals privat gemieteten Wohnungen bis 2005.


Ist relativ lang geworden, aber Euch soll ja nicht langweilig werden in 2011.

Vielen Dank S.Hammer

Hallo s.hammer,

grundsätzlich ist bei der Aufbewahrung der Unterlagen zwischen einer steuerrechtlichen und einer handelsrechtlichen Aufbewahrung zu unterscheiden.

Steuerrechtlich sind die Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren. Sofern Bescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung erlassen werden, sollten die dazu gehörenden Unterlagen bis zur Aufhebung des Vorbehalts aufbewahrt werden. Ansonsten entfällt jegliche Möglichkeit, den Bescheid nach Aufhebung des Vorbehalts innerhalb der Monatsfrist noch anzufechten. Ich berechne die 10 Jahre immer ab Jahr des Steuerbescheides.

Handelsrechtlich ist mehr unter dem Gesichtspunkt der Forderungen aufgrund von BGB-Regelungen zu sehen und weniger unter dem Gesichtspunkt des HGB.

Dabei wichtig sind die Verjährungsfristen des BGB von sechs Monaten nach § 548 BGB und die "allgemeine" Verjährungsfrist nach § 195 BGB.

Wenn Unterlagen zur Durchsetzung der Ansprüche aus § 548 BGB allerdings bereits nach sechs Monaten (ab Rückgabe der Wohnung) vernichtet werden, kann dieses zu früh gewesen sein, wenn die Ansprüche mit dem Rückzahlungsanspruch aus der gestellten Kaution aufgerechnet worden sind. Die Ansprüche aus der Kaution unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB.

Wesentlich ist auch § 199 BGB, der den Beginn der Verjährungsfrist regelt. Neben dem "üblichen" Beginn mit dem Schluss des Jahres, in dem die Ansprüche eintstanden sind, muss auch die Kenntnis des Gläubigers über den Anspruch hinzukommen, um den Verjährungsbeginn auszulösen.

Falls der Gläubiger keine Kenntnis von dem Anspruch hat, verjähren die Ansprüche frühestens nach zehn Jahren. In bestimmten im Gesetz aufgeführten Fällen auch erst nach 30 Jahren.

Ich bewahre daher grundsätzlich die Unterlagen zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres des Mietverhältnisses auf. Soweit die Ansprüche erst im Folgejahr nach Ende des Mietverhältnisses bearbeitet worden sind, berechne ich die Frist erst ab diesem Jahresende. In diesem Jahr vernichte ich also alle Unterlagen aus Mietverhältnissen, die in 2000 endgültig bearbeitet worden sind, auch wenn das Mietverhältnis bereits zum 31.12.1999 endete.

Beim Schriftverkehr mit Mietern, deren Mietverhältnis noch nicht beendet ist, ist zu unterscheiden, ob der Schriftverkehr ggf. Vertragscharakter hat oder ob es eher "belanglos" ist. Falls Vertragscharakter, dann Aufbewahrung 10 Jahre nach Mietvertragsende. Falls "belangslos", 10 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Schriftverkehr erstellt wurde. Unter "belanglos" ordne ich auch die Betriebskostenabrechnungen ein, auch wenn mit der Erklärung die Vorauszahlungshöhe angepasst wurde.

Bei den Unterlagen, die mehr dem privaten Bereich zugeordnet werden, handhabe ich die Aufbewahrung analog. Belegkopien von den den FA vorgelegten Originalbelegen bewahre ich mit dem Zusatz auf, dass die Originale dem FA vorgelegen haben. Du kannst dieses aber ebenso auch auf dem Original vermerken. Alle anderen Kopien werden vernichtet, wenn die Originale sich wieder in meinem Zugriff befinden. Wobei ich derzeit kein Beispiel dafür habe, dass Originale ausgehändigt werden.

Unterlagen, die Auswirkungen auf die Rente haben, werden so lange aufbewahrt, wie der Rentenverlauf vom Rentenversicherungsträger noch nicht bestätigt ist.

Volker